高雄市政府地政局各地政事務所地籍資料庫管理要點
內容
高雄市政府地政局各地政事務所地籍資料庫管理要點
中華民國100年 3 月8 日高市四維地政籍字第1000006691 號函訂頒
一、為利地籍資料庫之管理，依據土地登記規則第二十三條規定，訂定本要點。
二、各地政事務所(以下簡稱各所)應設置地籍資料庫，並得因廳舍建築或業務需要分類設置，但仍應依照本要點之規定管理。
三、本要點所稱地籍資料係指各類登記、測量、地價、地權、地用、地政資訊之圖、簿、冊、卡及磁性檔案等資料。
前項地籍資料之項目及保存年限，詳如地籍資料項目及檔案保存年限一覽表（如附件一）。
四、經地籍資料電子處理後批次列印之登記簿，應依地號順序加裝封面裝訂保管之。
五、各所之地籍資料庫應設專人管理，資料庫管理人員(以下簡稱管理人員)應隨時注意門禁，嚴守圖簿不離庫規定。
六、地籍資料庫之管理，應由管理人員全權負責，調閱地籍資料應依規定程序辦理，其不依規定調閱者，管理人員得隨時制止之，如不服制止，應即通報主管處理。
七、管理人員應隨時注意登記簿冊頁之完整，如發現用紙脫落，應隨即裝訂妥善，對使用不當者應予糾正之。登記簿用紙損壞不堪使用者，應依土地登記規則第二十二條規定辦理。
八、登記簿、地籍圖除有土地登記規則第二十條規定情事外應永久妥善保存，不得攜離各所地籍資料庫，如需攜離，應填寫調用單（格式如附件二）依規定向管理人員調用，並限於當日歸還，如有逾限，管理人員應即追查。
九、地籍正副圖之訂正，或複丈圖之查對或描繪，以在地籍資料庫內辦理為原則，如需調離地籍資料庫辦理，應以調用單向管理人員調用，其調用辦法與登記簿之調用同。
本局因辦理業務需要，必須調用各所管有之地籍圖時，應填寫攜出借調單（格式如附件三），經單位主管核准後，向各所借調，於各所主任核准後始得攜出。借出之圖籍嚴禁摺疊、塗改，並於當日下班前歸還各所點收。
檢調單位因案情需要，必須借調各所管有之地籍圖、土地複丈圖時，各所管理人員應隨行，資料攜出後應儘速攜回。
十、地籍資料庫之設置應有防火、防潮、防盜、防蟲等安全設備，並嚴禁煙火，不得存放易燃、易爆物品，平時應注意保持整潔、通風，以確保地籍資料之安全。
十一、地籍資料庫嚴禁攜帶私人提袋、物品進入。
十二、地籍資料庫應設置資料查閱處，並得提供鉛筆供抄錄資料使用，嚴禁持用鋼筆或原子筆入庫，必要時得提供影印資料。
十三、除下列人員外，其他人員不得進入地籍資料庫：
（一）在地籍資料庫內之作業人員及其主管人員。
（二）經業務主管准許之本所其他因公需進入地籍資料庫人員。
（三）各公務機關派遣閱覽登記簿或地籍資料之人員。
（四）上級人員巡查業務或經本所主任准許進入參觀之來賓。
前項第二款人員須持直屬課長以上主管派遣單(格式如附件四)，經管理人員辦理登記(格式如附件五)手續，始得進入地籍資料庫。
第三款人員應執其服務單位之文件並佩帶識別証，經管理人員核對相符予以登記(格式如附件五)，始得進入地籍資料庫，並由管理人員提供所需資料於指定地點閱覽或描繪，完畢應將調閱資料交還管理人員點收，不得擅自取放。
第四款人員應由主管或其指定人員陪同進入。
十四、管理人員每天下班時應全面檢視地籍資料庫門窗並親自加鎖。非上班時間使用地籍資料庫應簽請機關首長核准，地籍資料庫備用鑰匙應由專人保管，非經事先簽准不得啟用，遇有偶發緊急狀況啟用，事後應簽報。
十五、地籍資料庫內存放之地籍資料，應於每年六月及十二月底總清查一次，並將清查結果(格式如附件六、七、八)陳報本局備查。
十六、經整理造冊後，逾保管年限或毋需再保管之檔案，應由各所編造銷毀清冊（格式如附件九）及目錄送審定機關審定後，併銷毀計畫書層報檔案管理局核准後銷毀，銷毀後報局備查。但應選擇字跡清晰之各類型檔案各五宗，妥為裝訂保管，以供參考。
十七、各所繕造銷毀清冊時，如發現檔案有遺失者，應另繕造遺失清冊（格式如附件十），並查明責任一併報局核辦。
十八、檔案銷毀得用焚化或參照各機關廢紙利用處理之，並由政風人員監毀。
十九、檔案銷毀清冊，應依年次裝訂成冊，併同有關管理清冊，妥為管理並列入移交，以備查考。
二十、每年三月至五月為各所檔案清理期，逾保管年限之檔案資料均應依本要點規定辦理。
中華民國100年 3 月8 日高市四維地政籍字第1000006691 號函訂頒
一、為利地籍資料庫之管理，依據土地登記規則第二十三條規定，訂定本要點。
二、各地政事務所(以下簡稱各所)應設置地籍資料庫，並得因廳舍建築或業務需要分類設置，但仍應依照本要點之規定管理。
三、本要點所稱地籍資料係指各類登記、測量、地價、地權、地用、地政資訊之圖、簿、冊、卡及磁性檔案等資料。
前項地籍資料之項目及保存年限，詳如地籍資料項目及檔案保存年限一覽表（如附件一）。
四、經地籍資料電子處理後批次列印之登記簿，應依地號順序加裝封面裝訂保管之。
五、各所之地籍資料庫應設專人管理，資料庫管理人員(以下簡稱管理人員)應隨時注意門禁，嚴守圖簿不離庫規定。
六、地籍資料庫之管理，應由管理人員全權負責，調閱地籍資料應依規定程序辦理，其不依規定調閱者，管理人員得隨時制止之，如不服制止，應即通報主管處理。
七、管理人員應隨時注意登記簿冊頁之完整，如發現用紙脫落，應隨即裝訂妥善，對使用不當者應予糾正之。登記簿用紙損壞不堪使用者，應依土地登記規則第二十二條規定辦理。
八、登記簿、地籍圖除有土地登記規則第二十條規定情事外應永久妥善保存，不得攜離各所地籍資料庫，如需攜離，應填寫調用單（格式如附件二）依規定向管理人員調用，並限於當日歸還，如有逾限，管理人員應即追查。
九、地籍正副圖之訂正，或複丈圖之查對或描繪，以在地籍資料庫內辦理為原則，如需調離地籍資料庫辦理，應以調用單向管理人員調用，其調用辦法與登記簿之調用同。
本局因辦理業務需要，必須調用各所管有之地籍圖時，應填寫攜出借調單（格式如附件三），經單位主管核准後，向各所借調，於各所主任核准後始得攜出。借出之圖籍嚴禁摺疊、塗改，並於當日下班前歸還各所點收。
檢調單位因案情需要，必須借調各所管有之地籍圖、土地複丈圖時，各所管理人員應隨行，資料攜出後應儘速攜回。
十、地籍資料庫之設置應有防火、防潮、防盜、防蟲等安全設備，並嚴禁煙火，不得存放易燃、易爆物品，平時應注意保持整潔、通風，以確保地籍資料之安全。
十一、地籍資料庫嚴禁攜帶私人提袋、物品進入。
十二、地籍資料庫應設置資料查閱處，並得提供鉛筆供抄錄資料使用，嚴禁持用鋼筆或原子筆入庫，必要時得提供影印資料。
十三、除下列人員外，其他人員不得進入地籍資料庫：
（一）在地籍資料庫內之作業人員及其主管人員。
（二）經業務主管准許之本所其他因公需進入地籍資料庫人員。
（三）各公務機關派遣閱覽登記簿或地籍資料之人員。
（四）上級人員巡查業務或經本所主任准許進入參觀之來賓。
前項第二款人員須持直屬課長以上主管派遣單(格式如附件四)，經管理人員辦理登記(格式如附件五)手續，始得進入地籍資料庫。
第三款人員應執其服務單位之文件並佩帶識別証，經管理人員核對相符予以登記(格式如附件五)，始得進入地籍資料庫，並由管理人員提供所需資料於指定地點閱覽或描繪，完畢應將調閱資料交還管理人員點收，不得擅自取放。
第四款人員應由主管或其指定人員陪同進入。
十四、管理人員每天下班時應全面檢視地籍資料庫門窗並親自加鎖。非上班時間使用地籍資料庫應簽請機關首長核准，地籍資料庫備用鑰匙應由專人保管，非經事先簽准不得啟用，遇有偶發緊急狀況啟用，事後應簽報。
十五、地籍資料庫內存放之地籍資料，應於每年六月及十二月底總清查一次，並將清查結果(格式如附件六、七、八)陳報本局備查。
十六、經整理造冊後，逾保管年限或毋需再保管之檔案，應由各所編造銷毀清冊（格式如附件九）及目錄送審定機關審定後，併銷毀計畫書層報檔案管理局核准後銷毀，銷毀後報局備查。但應選擇字跡清晰之各類型檔案各五宗，妥為裝訂保管，以供參考。
十七、各所繕造銷毀清冊時，如發現檔案有遺失者，應另繕造遺失清冊（格式如附件十），並查明責任一併報局核辦。
十八、檔案銷毀得用焚化或參照各機關廢紙利用處理之，並由政風人員監毀。
十九、檔案銷毀清冊，應依年次裝訂成冊，併同有關管理清冊，妥為管理並列入移交，以備查考。
二十、每年三月至五月為各所檔案清理期，逾保管年限之檔案資料均應依本要點規定辦理。